会社でファイル共有システムを使おう【メリットとは】

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ファイルの共有化の利点

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ファイルの共有化

ファイル共有にすることは、仕事をする上で非常に重要な事である。まず第一にファイル共有化する事の利点として社内であれば担当が急に変更になったとしても、人為的なデータの引き継ぎミスが無くなる。なぜならば担当が情報を一人で管理していた場合、受け渡しの際にすべての情報を引き継がず自分の考えで必要な情報と不必要な情報を個人的主観に元図いて判断し、必要な情報でも不必要な情報と思い引き継ぎをしないことがある。その点、ファイル共有をしていれば引き継がれたものが今までの資料をすべて確認することができる。また、個人でデータを管理していた場合不意の事故で担当者がデータの引き継ぎができない場合でもファイルを共有化していればデータがどこにあるのかを探すための労力を使わずに済む。また、社内だけでなく、社外の提携業者とファイル共有をすることにも大きな利点がある。例えば、物流会社などでは、商品の注文や受け渡しに複数の会社を挟むことがあり、商品のデータ入力などをそれぞれの会社で行っていた場合入力ミスや人件費がかかる。その点、ファイル共有をしていれば最初の会社が必要な情報を入力し引き継げば、次の会社はそのデータをもらえばいいだけなので、人件費の削減にもつながる。また、お客からの質問や要望を受けた時直接話した内容と取り次いで聞いた内容では、人為的ミスにより齟齬が生じることがある。その点質問ファイルの共有をしていれば質問事項等をそのままの状態で伝えることができる。

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