会社でファイル共有システムを使おう【メリットとは】

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フォルダ管理のルール

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管理者は可視化が必須

ファイル共有を行う場合、ファイルを管理するためのフォルダは非常に重要なコンポーネントです。フォルダの名称をあるテーマに沿って作成することで、どのようなファイルがそのフォルダの中に存在するのかスピーディーに把握する事が可能です。一般的な企業では一番上位のフォルダには部署名やプロジェクト名、製品名などの名称をつけるケースが多いのではないでしょうか。このような場合、そのフォルダの管理者は暗黙的に(特にリストとして公開する事なく)決まると思います。しかし、その下位のフォルダについてはどうでしょうか。おそらく管理者等は設置せずに自由にフォルダを作成し、ファイル共有する事が多いのではないでしょうか。フォルダの管理者が特定されていない場合、フォルダを作成したユーザが管理者のような扱いになると思います。そして、その作成者が退職したり異動した場合、そのフォルダは管理者が不在になります。そのフォルダがファイル共有に使われている間はいいですが、誰が管理者かわからないフォルダは利用するのが徐々に怖くなり、使われなくなります。結果、そのフォルダはゴミになります。そしてこのようなゴミは、時間と共に減ることはまずなく、増えていく一方です。このような問題を減らすために、一番上位のフォルダから2〜3階層程度のフォルダには管理者を設定し、社内に公開する事がお勧めです。そして、退職や異動の際に引き継ぎをする、もしくは削除する事をルールとします。こうすることで、そのフォルダの作成意図や目的が引き継がれますし、不要なゴミフォルダの存在を無くす事が可能です。本当にファイル共有が必要なファイルだけを残す事で、従業員の業務効率の向上につながるでしょう。

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