会社でファイル共有システムを使おう【メリットとは】

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企業間での情報共有方法

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電子ファイルを共有する

自社の中でも電子ファイルをやり取りすることが一般的になっていますが、企業間でもビジネスを展開する上で、電子ファイルをやり取りすることがあります。この場合電子メールによるファイルのやり取りが使われていたのですが、いろんな理由からファイル共有サービスを利用することが多くなってきています。ファイル共有サービスには、現在社会のビジネスにおいて、電子メールよりも優れたメリットが存在しているのが、その理由になるのです。まず最初のメリットとして、電子メールに比べて、遥かに大きなサイズの電子ファイルをやり取りできるという点です。電子メールシステムでは、サーバへのメール格納領域の都合から、ファイルサイズがある程度小さなサイズまで制限されているのが一般的です。これに比べてファイル共有サービスでは、数十ギガというかなり大きなサイズのファイルも、やり取りすることが可能です。次にセキュリティの担保についても、メールシステムに比べてしっかり確保されており、この点もメリットになります。ファイル共有サービスでは、該当する電子ファイルにアクセスするために、専用のURLを通知する必要があります。合わせてパスワードなども設定できるのですが、専用のURLの通知は、ファイル共有サービスから行い、パスワードは電子メールで送ることになるのです。よってどちらかが間違った方に送ったとしても、該当する電子ファイルを手に入れることができず、結果的にセキュリティ事故を防げるのです。このようなメリットがあるので、企業間ではファイル共有がよく使われるようになり、さらに自社内でも使う動きが出てきているのです。

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