会社でファイル共有システムを使おう【メリットとは】

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ファイルとその共有化

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共有することの利点

企業では、部署間やプロジェクトメンバ間などにおいてファイル共有を行い、同じ情報を共有することが重要になる。ファイル共有されていないと、ファイルの中身に違いが出てしまい、異なる情報を持って話が進められてしまうケースが出てくる。これらのことから、通常はプロジェクトメンバ間などにおいてはファイル共有を予め行い同じ資料をメンテナンスしたり閲覧したりすることで仕事が進められていく。ファイル共有するためには、メンバがみることができる共有サーバーを準備する必要がある。共有サーバーの準備においては、これまでは社内に専用のファイルサーバーを設置し、そこにファイルを格納することでファイル共有が行われていた。しかし、最近ではファイル共有のオンラインサービスを利用し実現する企業も増えている。オンラインサービスでは、設定などがほとんど不要であり申し込みなどするのみで利用できる。公開したいメンバを追加するなど、簡単な操作でファイル共有できるため、広く利用されてきている。最近のオンラインサービスでのファイル共有では、大容量の領域を利用できることや機能面が充実していることがある。特に機能面では権限設定を詳細に行うことができ、必要な人だけ編集できるように設定したり、閲覧権限だけを付与するなど設定が細かくできる。また、不正な人に閲覧されないようにセキュリティ対策に力を入れているサービスも多い。これらのことから、企業でのファイル共有利用でオンラインサービスの利用が増えている。

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