会社でファイル共有システムを使おう【メリットとは】

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文書管理システムの導入

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脱ファイルサーバの利点

多くの企業は部署間もしくは関連している法人間のファイル共有をファイルサーバで行っているのではないでしょうか。ファイルサーバは社内のネットワークに接続されたユーザであれば誰でも手軽にファイル共有をする事ができます。自由に作成したフォルダにアクセス権を設定すれば、関係者間で手軽に社内のファイル共有が可能です。一方で自由度が高い事がマイナスに働く、つまり、無秩序にフォルダが作成された結果、フォルダやファイルの管理者がわからなくなり、管理不全に陥っている企業も多いのではないでしょうか。どこに何のファイルがあるのか把握できず、ファイルを探すだけで時間がかかる、異動と共に削除ができないファイルが増え続けディスク容量が肥大化する、などファイル共有に関する問題を抱えている企業も多いだろうと思います。一般的な文書管理システムは上記のような課題に対して適切な解決策を持っております。まずは優秀な検索エンジン。ファイルサーバではファイルの検索に時間がかかりますが、文書管理システムでは、キーワードやカテゴリにあったファイルを数秒程度で一覧表示する事が可能です。次に、ファイルの自動削除機能。日付や対象のフォルダ等の条件を指定する事でファイルを定期的に削除する事ができます。この削除の条件を社内のルールとして公開する事で、不要なファイルが削除されますし、ユーザも削除を意識することで、ファイルの整理整頓を心がけるようになります。ファイルを探す時間を短縮する事で本来の業務を行う時間を増やす、不要なドキュメントを自動削除することでディスク容量の肥大化を防ぎ、設備投資費用の削減する、文書管理システムを導入する事でこのようなメリットを享受する事が可能です。

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